Ein großes Event wie deine Hochzeit, ein runder Geburtstag, ein besonderer Jahrestag wie Hochzeitstage, der Einzug in dein eigenes Haus oder vielleicht auch eine Geschäftseröffnung, braucht nur eine gute Planung und Vorbereitung. Hierfür sollte man immer genügend Zeit vorab einplanen. Planung und Umsetzung bedeuten zwar immer auch etwas Hektik, aber ganz wichtig ist, dass du diese Zeit als Teil deines großen Ereignisses ansiehst, sodass die Vorbereitung dir Freude bereitet.

Wie groß soll dein Event werden?

Die wichtigste erste Überlegung ist natürlich immer, wie groß dein Event werden soll, was mitunter auch vom Anlass abhängt. Nur engste Freunde und/oder Familie oder ein richtig großer Rahmen. Damit verbunden ergibt sich auch gleich die Frage nach der Location und natürlich wer eingeladen werden soll. Die Frage nach dem Ort hängt vom Budget ab, aber oft auch vom Anlass und von den eigenen Möglichkeiten. Eine Einzugsparty sollte natürlich im neuen Haus stattfinden, ebenso die Geschäftseröffnung am Firmenstandort, aber auch andere Anlässe wie Geburtstage oder Jahrestage feiert man schon mal gerne im eigenen Heim. Wenn du eine Location außerhalb wählst, so solltest du frühzeitig buchen, denn begehrte Restaurants sind oft Monate im Voraus ausgebucht. Du kannst auch eine Mischung wählen und dir einen Saal in deinem Ort mieten (z. B. im Bürgerhaus), aber für Essen, Getränke und den gebührenden Rahmen selber sorgen.

Deine ersten Schritte zusammengefasst:

• Wie groß soll dein Event werden?
• Wer soll eingeladen werden?
• Wo soll gefeiert werden?
• Möchtest du selber für Essen und Getränke sorgen oder einen Catering Service beauftragen?

Event in Eigenleistung oder Catering-Service?

Für ein größeres Event selber zu kochen, ist mit viel Aufwand verbunden und kann etwas zu viel Stress mit sich bringen, daher ist ein Catering-Service hier sicherlich, wenn möglich, vorzuziehen. Zudem: Es steht ja ein ganz besonderer Tag an und da sollte man doch auch gebührend verwöhnt werden.

Auch bei der Wahl eines Catering Service solltest du rechtzeitig dir einen Anbieter suchen, um Speise und Getränke auszuwählen, aber auch um einen Termin zu buchen, denn gute Catering-Services sind wie gute Restaurants natürlich begehrt. Mindestens 6 Wochen vor dem Termin solltest Du einräumen, bei besonderen Events gerne auch etwas länger.

Ein professioneller Catering-Service wie etwa neo-catering.de liefert dabei meist nicht nur Essen und Getränke, sondern hilft oft auch bei der Auswahl des Veranstaltungsortes, kümmert sich um die Dekoration und sorgt auch für eventuell gewünschte Servicekräfte und hilft of auch gerne, wenn Du Künstler organisieren möchtest.

Eine gute Feier benötigt natürlich auch Musik, am Günstigsten ist dabei die gute alte Hi-Fi Anlage, wobei du auf ausreichend Musiknachschub achten solltest sowie auf eine ausreichende Beschallung entsprechend des Raumes.

Je nach Anlass wirst du aber vielleicht auch eine Band oder einen DJ dir wünschen, auch hier kannst du meist auf deinen Catering-Service bauen oder du organisierst selbst und buchst einen Künstler.

Deine nächsten Schritte zusammengefasst:

• Full-up Service oder (teilweise) selbst organisiert?
• Musik vom Band oder Künstler?

Umso mehr du selber organisieren möchtest, umso früher solltest du eine Liste zusammenstellen, was gewünscht wird und dies rechtzeitig beauftragen oder einkaufen.

Gäste einladen / die Einladungskarte

Denke daran, deine Gäste frühzeitig einzuladen. Auch im Smartphone-Zeitalter ist hier die charmante Einladungskarte immer noch die beste Wahl. Diese Einladungskarte sollte mindestens benennen:

• den Anlass
• Veranstaltungsort mit Adresse und Zeitpunkt
• je nach Anlass kann auch eine Anfahrtsskizze sehr hilfreich sein

Hast du viele Gäste von auswärts, so solltest du natürlich auch an Übernachtungsmöglichkeiten für deine Gäste denken.

Die Einladungskarte sollte auch um eine Rückmeldung bitten, damit du auch sicher weißt, wie viele Gäste am Ende wirklich kommen. Nur bei sehr offiziellen Anlässen sollte man auf einen bestimmten Dresscode hinweisen.

Was aber sehr hilfreich sein kann, ist die Rückfrage, ob jemand Lebensmittelallergien hat oder z. B. Vegetarier oder Veganer ist, denn so kannst du die Speiseplanung noch besser mit einem Catering-Service bzw. mit deinen eigenen Vorbereitungen abstimmen. Allgemein sollten die Speisen am Besten auch immer Gäste berücksichtigen, die kein Fleisch essen, also eine bestimmte vegetarische Auswahl bereithalten.

Planst du deine Feier im eigenen Haus / Garten, so kann die Einladungskarte auch der 1. Schritt sein, denn so kannst du bei der Buchung von externen Services die Gästeanzahl bereits sehr genau abschätzen.

Der erste Schritt zu einer gelungenen Feier ist immer die eigene Planung mit gewünschtem Rahmen+Umfang, Ort und die Überlegung, was man selber machen möchte oder als Service nutzen möchte. Mit dem richtigen Plan und genügend zeitlichem Spielraum schaffst du es, dass bereits die Vorbereitung Spaß macht und dich auf deine Feier einstimmt.