Jedes Fest, ob die kleine Sommer-Party mit den besten Freunden, das große Geburtstags-Special runde Jahrestage und Jubiläen oder auch der Einzug ins neue Haus, alle unsere Events profitieren von der richtigen Planung und Vorbereitung, damit das Fest ein Erfolg wird. Ja ja, alles klar, sagst du nun, aber geht es auch ein wenig genauer?

Umso bedeutender das Fest, umso mehr solltest du dir im Vorfeld genügend Zeit für die Vorbereitung einplanen. Die kleine spontane Grill-Party am Samstag mit einem befreundeten Pärchen geht sicherlich auch mal kurzfristig, größere Events verdienen aber etwas mehr Zeit und Aufmerksamkeit. Große Events bringen natürlich ein gewisses Maß an Stress und Hektik im Vorfeld, aber von Anfang an solltest du auch die Zeit als Teil des Events ansehen und entsprechend freudig angehen.

Deine Feier: Großer Rahmen oder eher familiär?

Entscheidend für alle Planungen ist natürlich immer der Umfang des Events. Geht es eher familär zu oder werden zahlreiche Gäste erwartet? Abhängig davon wird natürlich der Standort für dein Fest bestimmt, bei einer Einzugsparty sollte es aber auf jeden Fall das eigene Haus sein, bei einer Hochzeit im größeren Rahmen vielleicht aber auch ein gemieteter Raum, ob in der Dorfscheune oder auch an speziellen Locations. Hier solltest du natürlich frühzeitig buchen, damit dein Lieblingsort am Wunschtag noch nicht belegt ist. Begehrte Plätze, auch im eigenen Bürgerhaus, können schon mal für Wochen oder Monate bereits belegt sein. Mit dem gewählten Ort ergibt sich auch meist bereits, ob Essen und Getränke gestellt werden oder ob du auf die eine oder andere Weise selber für das Buffet zuständig bis.

Zusammengefasst, so fängst du an:

• Wie viele Gäste erwartest du und wenn möchtest du gerne dabei haben?
• Wo soll deine Feier stattfinden?
• Sorgst du selber für Speisen und Getränke, kommt dies im Rahmen des gewählten Raumes wie bei einem Restaurant oder buchst du dir einen Catering Service?

Selber kochen oder Catering-Service?

Für ein größeres Event mit vielen Gästen selber alle Speisen zuzubereiten, vorab natürlich auch Zutaten einkaufen und alles auf den Punkt genau fertig zu haben, kann schon mal ein Event für sich werden. Das sind meist die Tage, wo selbst gekonnte Gerichte richtig in die Hose gehen. Daher ist ein Catering-Service hier sicherlich eine spannende Alternative. Es steht ja ein ganz besonderer Tag an und da könnte, wenn möglich, sich mal verwöhnen zu lassen, ja eine tolle Abwechslung vom Alltag sein. Dies sorgt auch dafür, dass der Gastgeber auch ein wenig mehr vom Fest hat, wenn dieser Punkt ausgelagert wird.

Auch die Wahl eines Catering-Services und die Abstimmung mit diesem, um Speise und Getränke auszuwählen, sollte natürlich rechtzeitig vorab erfolgen. Gute Catering-Services sind auch oft für Wochen bereits belegt. Rechtzeitig, mindestens 6 Wochen vor dem Termin, solltest du einen Catering-Service auswählen und mit diesem Speise und Getränke ablegen.

Professionelles Catering-Services unterstützen oft auch bei der Auswahl des Veranstaltungsortes, kümmern sich um die Dekoration und stellen bei Bedarf auch Servicekräfte. Manche helfen sogar, wenn du dein Event mit Künstlern, etwa einer echten Band statt Konservenmusik, aufpeppen möchtest.

Denn eine gute Feier benötigt natürlich auch gute Musik. Die günstige Lösung ist deine eigene Hi-Fi Anlage, aber wenn es etwas Besonderes sein soll, dann kann es auch mal ein echter DH oder eine Band sein.

Deine nächsten Schritte zusammengefasst:

• Teilweise oder komplett selber organisiert oder lieber Full-up Service mit Catering-Service?
• Musik vom Band oder Live-Musik mit echten Künstlern?

Zeit, deine Gäste einzuladen

Whatsapp, Smartphone… zur Not, ok, aber viel schöner und stilvoller ist doch eine schön gestaltete echte Einladungskarte, die auch weniger leicht übersehen wird. Lade deine Gäste rechtzeitig ein und benenne:

• warum es bei deiner Feier geht
• wo und wann deine Feier stattfindet
• gegebenenfalls kann auch eine Anfahrtsskizze nützlich sein

Es ist hilfreich immer um eine Rückmeldung zu bitten, sodass ungefähr weißt, wie viele Gäste am Ende wirklich kommen. Bei offiziellen Anlässen oder besonderen Festen wie ein Kostümfest sollte man Tipps zum Dresscode geben, sofern es sich nicht ohnehin ergibt.

Für die Speiseplanung, auch bei Buchung eines Catering-Services, ist die Rückfrage nach Lebensmittel-Allergien nützlich. Allgemein sollte man bei der Speise-Planung immer auch an Vegetarier und Veganer denken, und eine entsprechende vegetarische Auswahl anbieten. Diese werden auch von anderen im Bedarfsfall eher selten verschmäht.

Die Einladungskarte kann natürlich auch der 1. Schritt sein, denn umso früher du die genaue Gäste-Zahl kennst, umso einfacher die Planung.

Planung und Vorbereitung: Herzstück einer gelungenen Feier

Planung und Vorbereitung ist das Herzstück einer gelungenen Feier. Mit dem richtigen Plan und genügend Zeit für alles, macht die Vorbereitung weniger Stress und wird eher zur Freude, womit die optimale Einstimmung auf eine gelungene Feier und damit gut gelaunte Gastgeber gegeben ist. Geht doch etwas schief, nimmt locker, auch dies gehört dazu und schafft so auf die ganz eigene Weise unvergessliche Erinnerungen.